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LE SITE DEDIE AU SUIVI DE L'IDENTITE CONTRACTUELLE



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Pourquoi NotiFide?



La faillite de Lehman Brothers a porté de nombreux enseignements. Au nombre de ceux–ci, il en est un qui excède de très, très loin le seul cadre de la finance. D'apparence quasi anecdotique, voire stupide, il a pourtant pu peser des millions d'euros en termes d'enjeu contentieux. Et ce, alors que le remède est –désormais– très simple.

Ce point de détail, ce sont les « clauses de notification », ou « clauses d'élection de domicile », et plus généralement l'ensemble des adresses opérationnelles qui sont si fréquemment nichées dans les contrats, et qui ne sont en pratique jamais actualisées. Or, les sociétés et les personnes bougent, et la péremption de ces données est inévitable, si le contrat se poursuit dans la durée. Et les risques sont patents (cf 2/ Quels cas concrets d'utilisation ?).

Il est désormais possible de remédier à cette péremption : en renvoyant dans vos contrats à vos coordonnées telles qu'elles figurent (à votre main) sur www.notifide.com, vous garantissez l'intégrité et la permanence de vos contrats sans avoir à faire d'avenant en cas de réorganisation de vos services, de vos locaux ou d'absorption d'entités tierces. Vous sécurisez vos cocontractants et vous vous épargnez une besogne administrative pour l'avenir. Et vous participez à une solution qui devient une « best practice » qui fait que, progressivement, vous voyez vos propres cocontractants adopter ce standard.

Au–delà du seul enjeu des clauses d'élection de domicile, vous administrez une batterie d'adresses opérationnelles (adresses juridique, comptable, commerciales) auquel vous adossez votre contractuel pour vous donnez plus de flexibilité.


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Quels cas concrets d'utilisation ?



L'obsolescence des clauses de notification montre une chose plus fondamentale encore : tous les acteurs de la sphère économique gèrent énormément de contractuel, et la traçabilité contractuelle, c'est–à–dire l'aptitude à se contacter efficacement pour les besoins du contrat, a une importance capitale. Ainsi, à titre d'exemple et en plus de la très importante sinistralité « Lehman » décrite plus haut :

Dans le monde du Private Equity, les signataires d'un Pacte d'Actionnaires (qui se comptent parfois en dizaines, Fondateurs, Business angels, Sociétés de gestion de fonds à risque, etc..) doivent s'écrire de façon espacée, mais néanmoins nécessaire, des correspondances à fort enjeu juridique. Ainsi, tel actionnaire veut céder ses titres, ce qui l'oblige à permettre à ses co–actionnaires de préempter dans des conditions strictes de délai : ne pas pouvoir écrire à tous en même temps plonge toute la cession dans une grande incertitude ;


Dans la sphère financière, un emprunteur corporate membre de NotiFide a failli de peu manquer à ses engagements contractuels (« covenants ») faute d'avoir pu préaviser –et entamer une renégociation de sa dette– avec le département compétent de la banque qui avait été réorganisé ;


Les sociétés non cotées et les gérants de titres non comptabilisés en comptes bancaires (holdings fiscales, FIP, etc...) doivent pouvoir à tout moment envoyer à tous des convocations aux assemblées, des justificatifs fiscaux, etc...


Les administrateurs judiciaires consignent trop souvent à la Caisse des Dépôts et Consignations des montants importants, faute pour les créanciers ayant changé d'adresse depuis une déclaration de créance qui remonte à quelques années d'en avoir avisé l'administrateur en temps utile.


Les experts judiciaires doivent tout au long de leurs investigations, parfois longues, circulariser l'ensemble des intervenants à une procédure, qui se comptent par dizaines.



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The Contractual Place to Be © :



Jusqu'à présent, lorsque vous–même « bougez » (changement de locaux, réorganisation, fusion etc..) vous en informez vos cocontractants lorsque cela peut avoir un impact sur le contrat. Or, comme eux même ont bougé sans parfois vous le dire en temps utile (et que vous n'avez donc pas une base «tiers » à jour), vous ne parvenez pas à diffuser votre propre information de façon fiable et homogène.

NotiFide réforme profondément la gestion des bases «tiers » par ceci : plutôt que d'essayer de penser à tous en de telles circonstances, et de le faire mal, rendons nous visible sur une plate forme dédiée à cette si précieuse « traçabilité contractuelle », et réciproquement accédons à une meilleure information sur nos co–contractants puisque chacun administre ses données de façon beaucoup plus fine que les seules données « corporate » (coordonnées opérationnelles sous forme de batteries d'adresse intitulées « Details » en plus du nom, RCS, siège, capital, etc...). Et ceci grâce au Cross monitoring :


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Qu'est ce que le « Cross monitoring© »?



Le Cross monitoring est un concept révolutionnaire inventé par NotiFide : soyez avisé par email de ce qu'un de vos co–contractants « bouge », que celui–ci pense à vous écrire ou non.

En pratique, il vous suffit de suivre vos cocontractants en une de vos « listes de Favoris » dans NotiFide (que vous pouvez paramétrer à volonté : fournisseurs, contreparties de marché, clients, distributeurs, co–actionnaires pour un pacte donné, etc...).

Si l'un de vos « Favoris » actualise sa fiche, vous en êtes automatiquement avisé par email sans avoir à vous connecter sur NotiFide ; et réciproquement, si vous–même actualisez votre fiche d'une nouvelle donnée, vous savez que tous ceux qui vous « suivent » en sont avisés, que vous leur écriviez ou non. Au demeurant, ces listes de Favoris sont précieuses pour effectuer des circularisations, puisque vous pouvez utiliser une de nos fonctions pour extraire de www.notifide.com un tableau d'adressage à jour puisque contribué par chacun de vos cocontractants.

Cette solution est pleinement efficiente pour les ensembles contractuels fermés : pactes d'actionnaires, réseau de franchisés ou de distributeurs de produits, licences concédées notamment dans l'industrie pharmaceutique/biotech... Elle le devient progressivement, sur une architecture plus ouverte, au fur et à mesure que NotiFide s'affirme comme un standard de Place, porté en cela par un label « Finance Innovation/Paris Europlace » comme entreprise innovante et une recommandation de l'ANSA.


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Quels exemples concrets d'utilisation ?



i) Vous pouvez tout d'abord renvoyer désormais dans les contrats que vous négociez à votre fiche NotiFide s'agissant de vos clause de notification / clauses d'élection de domicile :

« Toute notification afférente à l'exécution des présentes destinée à (votre Nom) devra être envoyée à l'adresse de (votre Nom) telle que renseignée sur le site www.notifide.com , à la rubrique "Détails" (n) de la fiche de (votre Nom) (n° NotiFide XXX–XXXXX–000)».

Ou :

« Pour les besoins des présentes, (votre Nom) fait élection de domicile à l'adresse de (votre Nom) telle que renseignée sur le site www.notifide.com , à la rubrique "Détails" (n) de la fiche de (votre Nom) (n° NotiFide XXX–XXXXX–000 )».

Un tel renvoi permet de tenir à jour votre identité contractuelle, quelles que soient les évolutions futures de votre société en termes de localisation, de nom commercial, de service destinataire ; même dans l'éventualité d'une absorption, la fiche d'une société se trouve dans l'historique de la société absorbante de sorte que le suivi du transfert des contrats s'en trouvera facilité.

NB : la gestion des coordonnées s'applique également aux coordonnées des succursales, qui se voient délivrer un numéro NotiFide distinct, ainsi qu'à vos Process Agents : si l'un ou l'autre change de coordonnées, cette modification est immédiatement apparente, sans courrier d'actualisation ni avenant.

ii) surtout, le Cross Monitoring vous permet de suivre isolément des sociétés et personnes physiques qui vous ont reconnu : actionnaires, porteurs de parts, cocontractants, parties à une procédure en une multitude de listes ajustables en fonction de vos besoins, que vous pouvez « baptiser » afin d'assurer un meilleur suivi. De ce fait, vous pouvez importer sous format .csv ou .xls les coordonnées contractuelles à jour des co–contractants qui vous intéressent, afin de réaliser des publipostages.


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Quelle certitude ai–je que mes cocontractants vont tenir leur profil à jour ?



Au delà de l'engagement contractuel pris par chaque adhérent, nous vous notifions deux fois par an un petit rappel par email afin d'attirer votre attention sur la nécessité d'actualiser. Par ailleurs, un système d'auto–normation a été mis en place : une personne tierce, ayant un doute sur la pertinence des données relevées sur la fiche d'un membre peut nous en informer, via la fonctionnalité "doute". Nous prenons alors contact avec ledit membre afin de faire régulariser sa ficher, si nécessaire.


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Est–il nécessaire d'être membre de NotiFide pour consulter la fiche
d'un membre ?

 

Heureusement non : il est indispensable qu'un membre puisse s'adosser à NotiFide pour la gestion de son adresse alors même que son co–contractant, appelé à en prendre connaissance, n'est pas membre. Ainsi donc, une société ou une personne physique peut librement prendre un statut de Visiteur pour accéder à la fiche d'une société ou d'une personne.


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Focus sur la protection des personnes physiques membres de NotiFide :



Le bon fonctionnement des pactes d'actionnaire, ou la tenue de registre de nominatif pur, rendent indispensable de pouvoir intégrer les personnes physiques dans NotiFide à l'attention de leurs propres co–actionnaires et/ou de la société teneuse de registre.

Pour autant, leurs coordonnées restent des données hautement confidentielles et comme telles font l'objet d'une grande protection : ces coordonnées ne sont accessibles que des demandeurs qui sont reconnus et acceptés des personnes dont le contact est sollicité, comme faisant partie du même ensemble contractuel (voir Conditions Générales Personnes Physiques). Si le demandeur n'est pas membre de NotiFide (et donc s'identifie en tant que Visiteur), son accès sera seulement ponctuel, limité à une « photo » des coordonnées au jour de la communication de celles–ci. Si le demandeur est membre de NotiFide, cet accès, une fois octroyé, reste permanent jusqu'à débouclage de la relation contractuelle.

Bien évidemment NotiFide s'interdit de faire commerce de ces données.


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L'existence et le contenu des contrats sont ils connus des tiers ?



Non : l'existence et la teneur des contrats, ainsi que les liens contractuels entre les personnes, restent totalement extérieurs à NotiFide et à ses membres. Nous ne gérons, à l'attention de la communauté de nos membres, que ces données « superficielles » et pourtant fondamentale : « qui étais–je au moment de la signature du contrat », « qui suis–je désormais ? » et « où est ce que mon cocontractant peut me joindre » ?


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Quelle est la différence entre le statut de Contributeur et le statut de Consultant ?



S'agissant des personnes morales membres de NotiFide, le Contributeur est celui qui a le pouvoir de modifier la fiche de votre société afin d'informer vos contreparties de toute modification impactant vos coordonnées. Le Consultant est un juriste de votre entreprise qui, sans avoir la possibilité d'intervenir sur les fiches, peut avoir besoin d'utiliser la base des coordonnées dans ses relations avec vos cocontractants, et le cas échéant de réaliser des téléchargements de coordonnées afin de pouvoir faire du publipostage. Il n'y a donc qu'un seul Contributeur par société ; en revanche, le nombre de Consultants est illimité.


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Qui sommes nous ?



Les Fondateurs de NotiFide sont Olivier BOHM et Philippe CLAVIER, respectivement anciens Responsable juridique et Directeur Général Adjoint du secteur bancaire, qui se sont rendu compte, à l'occasion de leur pratique professionnelle, de ce que le déficit de traçabilité des cocontractants était à la fois source de pertes financières avérées (cf sinistralité Lehman), mais également générateur de frottements administratifs considérables, l'administration des bases tiers étant très consommatrice d'infrastructure. En réponse à ce constat, ils ont décidé de fonder The Contractual Place to Be.